Business Point: a caccia di dati su personale e banche

Prosegue il lavoro sui casi aziendali dei miei studenti del Laboratorio di pianificazione finanziaria. Stiamo ricostruendo i preconsuntivi 2010 nel modello che poi useremo per il preventivo 2011 (bilancio e budget di cassa). I ragazzi si lamentano: non abbiamo i dati. Non è del tutto vero.
Per ricavi e acquisti, ovvero tutto ciò cha passa per fatture a clienti o da fornitori, si riescono ad ottenere le informazioni con il grado di dettaglio desiderato. Se l'azienda non ha numeri enormi di transazioni, si possono classificare i movimenti per linea di attività o centro di costo. Un po' meno facile trovare subito i dati per stimare il costo del lavoro, e quelli sui rapporti bancari.
Le paghe sono gestite solitamente da consulenti o centri servizi iperspecializzati. In effetti la normativa lavoristica è un labirinto, ed è prudente affidarsi agli esperti. Questo però comporta un certo lavorio nell'acquisizione del dato. Non ho fatto uno studio approfondito, ma ho l'impressione che esportare i dati dai software paghe sia difficoltoso più di quanto non sia dai software gestionali. Tuttavia, gestire questi dati su cartaceo non è un problema enorme, perché i dati sul personale sono meno "dinamici" di quelli su acquisti, produzione e vendite. Ad esempio, il CAF dell'associazione artigiani di Trento ci ha fornito un bel report annuale con il dettaglio del costo del lavoro per persone e per mesi, dal quale si ottiene il costo orario medio per figura professionale. Abbiamo così i dati da inserire nel nostro modello Quantrix, ovvero un costo orario per la stima dei costi diretti di produzione (laddove sono collegati ai volumi) e una mini-anagrafica del personale, dalla quale stimiamo la parte fissa e quella variabile del costo del lavoro. Se però i dipendenti sono tanti il formato elaborabile sarebbe una benedizione.
Veniamo ai dati sui prestiti bancari. Dicevo in questo post che le aziende non li tengono sotto stretto controllo. Eppure sono dati ampiamente disponibili, grazie anche alla normativa sulla trasparenza e all'internet banking. Qui basterebbe davvero pochissimo per rendere questi dati esaustivi e immediatamente fruibili da un modello di pianificazione finanziaria.
Scendo nel dettaglio. Di un mutuo voglio conoscere le condizioni contrattuali (erogazione, scadenza, tipo rimborso, tipo tasso, livello tasso o spread, clausole varie) e il piano di ammortamento che è fatto di informazioni consuntive (i pagamenti delle rate scadute con eventuali interessi di mora) e previsionali (le rate future calcolate in base a tassi stimati). Che cosa manca nei sistemi che ho visionato? Prima di tutto le condizioni contrattuali, che sono incomplete. Poi i piani, che ci sono, ma si possono visualizzare o scaricare come documenti pdf, quindi non in formati direttamente elaborabili. Qui basterebbe aggiungere lo scarico in formato tabellare (csv).
Si possono scaricare dal web banking anche gli estratti conto dei c/c e degli anticipi sbf. Trattandosi di informazioni utilizzate per il riscontro contabile dei pagamenti, è possibile scaricarle in formato pdf, csv o anche cbi (il formato strutturato secondo gli standard CBI). Dei tre il più fruibile è il csv, che può essere caricato in Excel o importato (nel nostro caso) in Quantrix. Il formato CBI (strtturato in record a lunghezza fissa o nei più moderni schemi xml) è elaborabile da programmi dedicati (tipicamente software contabili o per il cash management). Rimane comunque molta gestione manuale o semiautomatica di informazioni nel processo di abbinamento dei movimenti di conto alle fatture o ad altre partite contabili.
Automatizzare secondo standard unici i processi di fatturazione e regolamento è una meta ancora lontana, nonostante i progetti per la gestione delle fatture in formato elettronico che lo stesso Consorzio CBI ha lanciato. E' importante che si investa in questa direzione, ma che lo si faccia avendo a cuore soprattutto la fruibilità diffusa delle innovazioni tecnologiche. Per questo penso che sia preziosa l'esperienza che stiamo facendo: costruire un piano a breve per una piccola impresa mette in evidenza tutti i problemi di mappatura e integrazione di fonti informative eterogenee che si devono affrontare.
Per concludere, una proposta operativa: in ambito CBI (col pieno appoggio dell'Associazione XBRL Italia) si potrebbe favorire l'adozione volontaria di formati per lo scarico di informazioni dai sistemi di internet banking.
A tale riguardo, scendendo nel tecnico, sarebbe molto utile aprire i sistemi internet delle banche allo scarico automatico dei dati mediante un interfaccia di programmazione web, con le opportune cautele di sicurezza. Questo oggi non lo si può fare: per scaricare un estratto conto l'utente autorizzato deve aprire il browser, accedere al sito della sua banca con nome utente e password, selezionare la pagina desiderata, impostare le coordinate dei dati richiesti (data inizio, data fine, formato, ecc) e premere invio, dopo di che parte il download. Nel corso dell'operazione può essergli richiesto un token generato da un dispositivo elettronico o letto da una card. Se il consulente lo deve fare per 5 clienti una volta alla settimana va via un sacco di tempo, per non parlare della manipolazione del file scaricato. Sarebbe bellissimo se l'utente, dopo i passaggi di autenticazione e autorizzazione, anche severissimi, potesse lanciare delle interrogazioni codificate direttamente al server della banca e ricevere in risposta un file strutturato (tabellare o xml) da dare in pasto al programma di contabilità o pianificazione finanziaria.
Questa sì che sarebbe un'autentica rivoluzione, pacifica e benefica per tutti, nel segno del rispetto per il tempo e il lavoro di centinaia di migliaia di aziende, consulenti, banche e confidi. Stampa questo post